Abstrak :
Di tengah persaingan usaha yang semakin ketat serta perubahan lingkungan usaha yang semakin cepat dan tidak
teramalkan, tugas eksekutif perusahaan untuk menjamin kelangsungan hidup perusahaan dan memberikan nilai
tambah bagi stakeholder menjadi semakin berat.
Saat ini muncul konsep baru dalam bidang manajemen dan teknologi informasi yang disebut sebagai Performance
stakeholder dan shareholder dengan melakukan pengendalian dan peningkatan kinerja perusahaan.
Pembanguan sebuah PMS bukan merupakan perkerjaan yang ringan karena melibatkan aspek manajemen
organisasi di samping aspek teknologi informasi dan juga membutuhkan biaya yang cukup besar.
Dalam makalah ini akan dijabarkan semua aspek yang terlibat dalam pengembangan PMS meliputi definisi dari
konsep PMS, proses yang menjadi latar belakang pengembangan PMS, teknologi yang akan menunjang
implementasi PMS, dan tahap-tahap pengembangan PMS.
Keywords : Performance Management System, DSS
1
Kuliah Umum IlmuKomputer.Com
Copyright © 2004 IlmuKomputer.Com
1. PENDAHULUAN
Perusahaan adalah sebuah organisasi y ang bertujuan untuk dapat menghasilkan kemakmuran bagi
shareholder dan juga stakeholder dengan menggunakan sumber daya yang dimiliki secara benar. Di
dalam era globalisasi dan persaingan usaha yang semakin ketat maka eksekutif perusahaan semakin
mendapatkan tuntutan yang semakin berat yaitu tingginya harapan para shareholder perusahaan atas
tingkat keuntungan yang semakin tinggi tetapi dihadapkan pada kenyataan bahwa kinerja perusahaan
semakin sukar untuk diprediksi dan dikendalikan.
Kondisi inilah yang menyebabkan mulai dirancangnya berbagai sistem berbasis teknologi informasi
yang mampu untuk membantu eksekutif dalam mengendalikan dan meningkatkan kinerja perusahaan.
Salah satu konsep yang sekarang mulai diperhitungkan untuk diaplikasikan oleh berbagai perusahaan
untuk mengendalikan dan meningkatkan kinerja mereka adalah Performance Management System
(PMS). Sistem ini diramalkan oleh berbagai konsultan terkemuka akan menjadi sebuah sistem yang
akan didaptasi oleh berbagai perusahaan di dunia, bahkan pada tahun 2005 setidaknya 40%
perusahaan di seluruh dunia akan mengadaptasi PMS4).
Performance Management System (PMS) dapat dikategorikan sebagai sebuah Sistem Penunjang
Keputusan (DSS) yaitu sebuah istilah umum yang digunakan untuk menjelaskan setiap sistem
komputer yang digunakan untuk mendukung pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi5.
2. PERFORMANCE MANAGEMENT SYSTEM
2.1. DEFINISI
Banyak definisi yang dimunculkan saat ini untuk menggambarkan apa sesungguhnya Peformance
Management System (PMS) tersebut. Dari berbagai definisi tersebut terdapat dua definisi utama yang
dapat digunakan untuk memahami sebuah PMS, definisi pertama bersifat umum dan sebuah definisi
lagi yang diusulkan oleh Gartner, salah satu konsultan terkemuka dalam bidang teknologi informasi.
Definisi umum tentang PMS menyatakan bahwa PMS merupakan sekumpulan software, proses bisnis,
metrik pengukuran bisnis (key performance indicator) yang jika digabungkan akan memampukan
pelaku-pelaku bisnis untuk bertindak dan mempengaruhi kinerja organisasi2).
Sedangkan Gartner, mendefinisikan PMS sebagai sebuah istilah yang melingkupi sebuah sistem yang
terdiri dari metodologi, metric, proses, dan sistem teknologi yang digunakan untuk memonitor dan
mengendalikan kinerja perusahaan4).
Saat ini terdapat empat nama utama yang digunakan untuk mengidentifikasikan PMS yaitu BPM
(Business Performance Management), CPM (Corporate Performance Management), EPM (Enterprise
Performance Management), dan SEM (Strategic Enterprise Management). Dalam karya tulis ini istilah
yang akan digunakan adalah Performance Management System (PMS).
2.2. PROSES PENGENDALIAN KINERJA
Proses pengendalian kinerja dalam perusahaan merupakan sebuah proses yang cukup kompleks yang
melibatkan berbagai tingkatan manajemen dalam perusahaan. Secara umum tingkat manajerial yang
akan terlibat dalam proses pengendalian kinerja perusahaan meliputi tingkat aktivitas harian, tingkat
operasional, dan juga tingkat strategis. Ketiga tingkatan ini akan mengorganisasikan dan
mensinergikan kegiatan mereka dalam mencapai dan mengendalikan kinerja perusahaan.
2
Kuliah Umum IlmuKomputer.Com
Copyright © 2004 IlmuKomputer.Com
Semua tingkatan dalam perusahaan akan bekerja dalam sebuah proses pengendalian kinerja
perusahaan yang terdiri dari berbagai loop dan kegiatan yang dapat digambarkan dalam diagram
berikut :
Gambar 1 . Pro ses Pengendalian Kinerja Perusahaan3)
Loop pertama adalah Strategic Feedback Loop yang dimulai dengan penyusunan strategi perusahaan
dan melakukan analisa terhadap skenario yang akan dihadapi perusahaan. Hasil dari formulasi strategi
perusahaan akan menjadi masukan bagi perencanaan dan penyusunan anggaran perusahaan.
Loop kedua adalah Operational Feedback Loop yang seringkali menjadi tanggung jawab dan kegiatan
para manajer perusahaan dalam menjalankan strategi yang telah dicanangkan yang terdiri dari empat
proses utama yaitu:
§ Perencanaan dan Penganggaran (Planning and Budgeting)
§ Komunikasi (Communicate)
§ Pengawasan (Monitor)
§ Peramalan (Forecast)
Loop yang ketiga adalah Activity dan Process Feedback Loop yang terdiri dari dua kegiatan utama
yaitu :
§ Transaction Reporting yang meliputi penyediaan laporan kegiatan transaksional yang bersifat
harian.
§ Business Activity Monitoring (BAM) yaitu sebuah event driven architecture yang akan
memonitor KPI secara proaktif dan memberikan hasil laporan langsung kepada manager
operasi.
2.3. EVOLUSI TEKNOLOGI PMS
Dalam perkembangannya teknologi PMS mengalami berbagai tingkat perkembangan. Jika
digambarkan dalam sebuah piramida maka evolusi teknologi PMS dapat digambarkan dalam gambar
2
Kuliah Umum IlmuKomputer.Com
Copyright © 2004 IlmuKomputer.Com
2.
PMS
Action +
Metrics +
PMS Suite
Portal Collaboration +
Analytic Application
Business Proses +
OLAP Business Intelligence
Gambar 2 . Evolusi Teknologi PMS 2)
Di awal perkembangannya, teknologi PMS melibatkan OLAP dan Business Intelligence yaitu sebuah
tools yang digunakan untuk data analysis, visualisasi, dan presentasi5) yang digabungkan dengan
pengembangan proses bisnis merupakan pila r utama dalam solusi PMS.
Perkembangan berikutnya dalam teknologi PMS adalah penggunaan Portal untuk keperluan kolaborasi
yang digabungkan dengan aplikasi analisis menjadi dasar setiap pengembangan aplikasi PMS.
Saat ini perkembangan teknologi PMS terdiri dari aplikasi PMS Suite yang digabungkan dengan
penetapan metric kinerja dan juga kemampuan sistem untuk mengakomodasi tindakan reaksi ataupun
preaksi jika kondisi kinerja yang ditetapkan tidak sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan. Sistem
PMS saat ini bersifat sebagai sebuah sistem manajemen perusahaan yang menjamin berlangsungnya
proses peningkatan dan pengaturan kinerja organisasi berjalan dengan baik.
2.4. PENGEMBANGAN PMS
Pengembangan PMS merupakan sebuah kegiatan yang tidak dapat dihindarkan lagi oleh setiap
perusahaan yang ingin berhasil dan sukses saat ini. PMS merupakan gabungan dari metodologi
manajemen dan teknologi informasi yang membentuk sebuah sistem yang terpadu. Oleh sebab itu
pengembangan PMS tidak bisa hanya dilakukan dengan pembangunan teknologi informasi saja,
bahkan teknologi informasi merupakan faktor terakhir yang menjadi penentu sukses tidaknya sebuah
PMS.
Beberapa tahap yang harus dilakukan untuk menjamin suksesnya pengembangan PMS dalam suatu
perusahaan meliputi4) :
§ Pemilihan Metodologi dalam penentuan kinerja, misalnya metodologi BSC, EVA, ABM,
dan lain-lain
3
Kuliah Umum IlmuKomputer.Com
Copyright © 2004 IlmuKomputer.Com
§ Identifikasi proses-proses utama dalam organisasi yang menjadi kunci suksesnya kinerja
perusahaan.
§ Membangun sebuah setak biru (road map) pengembangan PMS yang meliputi rencana
pengembangan organisasi dan teknologi yang akan digunakan.
§ Pembangunan Model Data untuk PMS
§ Pembangunan Aplikasi PMS
Aspek teknologi dari pengembangan PMS adalah pembangunan Model Data dan pembangunan
Aplikasi. Arsitektur Teknologi PMS terdiri dari tiga tingkatan/tier yaitu Client Tier, Application Tier,
dan Data Tier.
Client Tier
Application Tier
Data Tier
Summary
Financial
Supporting
Data Stores
Documents
Notes Links
....
HR CRM
General
Ledger
Gambar 3 . Arsitektur Teknologi PMS 1)
Pembangunan Model Data dalam Level Data Tier dilakukan dengan melakukan konfigurasi sistem
basis data yang berupa penyediaan data yang diperlukan dalam PMS. Dalam PMS data yang akan
menjadi acuan tidak hanya melibatkan data keuangan perusahaan tetapi juga akan melibatkan data
dalam bidang pemasaran, yang biasanya diperoleh dari sistem CRM, data tentang sumber daya
manusia, dokumen, link-link dalam internet, serba berbagai informasi yang diperlukan untuk
menunjang dan meningkatkan kinerja perusahaan.
Aplication Tier dari PMS merupakan tempat dibangunnya model dari proses bisnis yang akan
menunjang PMS. Sesuai dengan g ambar 1 proses penunjang PMS yang akan dimodelkan meliputi
strategi manajemen, forecasting, anggaran, monitoring, dan juga sistem pelaporan. Setiap model
proses yang dibangun haruslah mengikuti kondisi perusahaan yang biasanya berbeda antara satu
perusahaan dan perusahaan lainnya.
4
Kuliah Umum IlmuKomputer.Com
Copyright © 2004 IlmuKomputer.Com
Client Tier merupakan sub-sistem dialog dalam PMS. Sub-sistem ini akan menempatkan berbagai
informasi yang berupa paramater atau metrik-metrik yang perlu diamati oleh user dalam rangka
mengendalikan dan meningkatkan kinerja perusahaan. Pengembangan sub-sistem dialog biasanya
melibatkan kegiatan pemrograman user-interface dan view adn teknologi yang umum dipakai saat ini
biasanya berbasis arsitektur web.
Di samping aspek teknologi, maka aspek manajemen konsep juga merupakan aspek yang sangat
penting dari sukses tidaknya pengembangan PMS. Dalam aspek manajemen, yang perlu dilakukan
adalah melakukan pilihan dan menentukan metodologi yang akan diterapkan dalam proses PMS.
Berbagai metodologi manajemen yang berkembang saat ini meliputi Balanced Score Card,
Economic Value Added (EVA), Six-Sigma, Activity Based Management (ABM), dan lain-lain.
Biasanya perusahaan akan mangadaptasi berbagai metodologi untuk mengakomodasi kebutuhan yang
seringkali bersifat unik di antara satu perusahaan dan perusahaan yang lain.
3. KESIMPULAN
Pembangunan Performance Management System (PMS) bagi perusahaan saat ini tampaknya akan
semakin berkembang pesat. Hal ini dikarenakan tingkat persaingan usaha yang semakin ketat dan
pasar yang semakin kritis.
PMS meliputi kegiatan-kegiatan yang akan melibatkan aspek manajemen dan teknologi karena
tahap-tahap pengembangan PMS akan melewati langkah-langkah :
§ Penentuan Metodologi
§ Penentuan Metrik atau parameter pengukuran
§ Pengembangan Proses
§ Pengembangan Model
§ Pembangunan Aplikasi
Dalam aspek teknologi pengembangan PMS akan meliputi berbagai kegiatan yaitu:
§ Pengembangan Data Model (Data Tier)
§ Pengembangan Model Bisnis (Application Tier)
§ Pengembangan Sistem Dialog (Client Tier)
4. REFERENSI
[Coveney et al, 2003] Coveney Michael, Ganster Dennis, Hartlen Brian, King Dave, 2003, “The
Strategy Gap : Leveraging Technology to Execute Winning Strategies”, John Wiley & Sons, Inc.
[DM Review Magazine, 2003] ‘DM Review Magazine’, Vol 13, Number 9, September 2003.
[Gartner, 2001] Gartner’s Research Note COM-16-2849, “The Processes that Drive CPM”.
[Gartner, 2001] Gartner’s Research Note SPA-14-9282, December 2001, “Corporate Performance
Management: BI Collides with ERP”.
[Efraim et al, 2001] Turban Efraim, Ronson Jaye A, 2001, “Decision Support System and Intelligent
Systems “, New Jersey : Prentice Hall.
5
Kuliah Umum IlmuKomputer.Com
Copyright © 2004 IlmuKomputer.Com
BIOGRAFI PENULIS
Ekananta Manalif, adalah pengamat dan praktisi Manajemen dan Teknologi Informasi
dengan pengalaman dalam bidang pemasaran, pengembangan, serta implementasi
computer system, information system, dan automatic control system selama lebih dari
10 tahun.
Lahir di Surabaya pada tahun 1965, menyelesaikan pendidikan Sarjana (S1) pada
Jurusan Teknik Elektro dengan Spesialisasi dalam Bidang Control System Engineering
dari Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Surabaya dan program pascasarjana
bidang Ilmu Komputer (Master of Computer Science) dari Universitas Indonesia (UI)
Jakarta.
Saat ini penulis adalah Director/Partner di sebuah perusahaan penyedia jasa konsultasi
bidang “Management & Information Technology” di Jakarta, di samping kegiatannya
sebagai Staf Pengajar di Jurusan Sistem Informasi dan Program Magister Manajemen
Universitas Bina Nusantara Jakarta.
Penulis dapat dihubungi di ekananta@cbn.net.id.
Download Tulisan Lengkap: ekananta-pms.zip
0 komentar:
Posting Komentar